Советы по эффективному использованию времени

Для того чтобы эффективно выполнять свою работу и успешно достигать своих профессиональных целей, нам, помимо знаний, образования и опыта, соответствующей профессии, необходим ряд базовых, важных личных ресурсов:

самодисциплина,

мотивация,

умение ставить цели,

стратегическое планирование,

умение расставлять приоритеты,

толерантность,

умение общаться в коллективе.

В этой статье я расскажу о способности управлять временем и самоорганизации.
Очень часто отсутствие этого качества способствует возникновению множества проблем с энерго менеджментом, несоблюдению сроков, что напрямую подразумевает такие негативные явления, как высокий уровень стресса, напряжения, конфликты и нарушение гармонии в коллективе, что в конечном итоге приводит к тому, что сотрудник становится менее эффективен, чаще ошибается, не укладывается в намеченные сроки, и у компании возникают проблемы с реализацией своих планов.

Помните! Время — деньги!

Этот принцип хорошо известен в бизнесе. Мы должны понимать, что время — наш самый важный ресурс, который нужно использовать, и что это единственный, бесценный, ограниченный и не возобновляемый ресурс.

Если у вас проблемы с организацией времени, то, наверное, вы часто думаете:

• День для меня слишком короток;

• Мне всегда не хватает времени;

• Я не могу это сделать.

И тогда вы спрашиваете себя: «Что делать, чтобы продлить день?» «Что я могу сделать, чтобы дать себе больше времени?»

Вот несколько эффективных методов, которые помогут решить эту проблему.
Исследование управления временем менеджеров, проведенное в Канаде, привело к неожиданным выводам:

• Руководители проводят 20-60% своего рабочего времени на различных встречах и совещаниях;

• Менеджеры решают в течение дня от 40 до 500 вопросов вместо 15 наиболее важных и запланированных;

• Менеджеры делегируют очень мало задач другим сотрудникам.

 Как видите, это не очень позитивная статистика. Вот почему вам следует честно ответить на эти несколько вопросов:
• Сколько задач вы выполняете на сегодняшний день?
• Их слишком много или недостаточно?
• Какие из задач вы можете легко делегировать, а от каких можно вообще отказаться?

А сейчас мы предложим вам несколько наиболее эффективных техник управления временем.

Секрет эффективной технологии организации заключается в осознании самых важных целей, которые вам нужно достичь. Эта методика научит вас правильно их ставить. Цель должна быть:
• конкретной;
• измеримой;
• амбициозной; • реалистичной;
• лимит времени.

Приведенная выше модель означает, что ваша цель должна быть простой и конкретной, то есть такой, чтобы ее понимал даже ребенок. Она также должен быть измеримой, чтобы вы могли легко оценить, добиваетесь ли вы прогресса и насколько вы приближаетесь к ней. Цель также должна быть четко определена во времени, т.е. вы устанавливаете крайний срок ее выполнения или сроки выполнения отдельных этапов достижения цели. В противном случае это станет просто смутной мечтой, которая может быть, когда-нибудь сбудется, в неопределенном будущем.

Ваша цель также должна быть амбициозной, представлять собой своего рода вызов. Тогда это будет казаться более привлекательным для вашего подсознания, и оно будет более охотно следовать за ним.

Ваша цель не может быть слишком сложной или слишком легкой. Она должна быть реалистичной и достижимой для ваших текущих дел.

Ставя цель, вы должны верить, что добьетесь успеха и что у вас есть ресурсы, необходимые для ее достижения. Они могут быть внутренними (знания, навыки, талант, образование, опыт и навыки) и внешними (деньги, оборудование, инструменты, контакты и т. д.).

Фиксируйте свои цели

Записывайте свою цель на листе и поместите на видном месте, чтобы вы всегда могли держать ее перед глазами, думать о ней, и тогда ваш ум будет постоянно вдохновлять и поддерживать вас в поиске решений в достижении цели. Написанные намерения мотивируют нас к их достижению, но только 3% людей записывают свои цели. Когда-то проводилось исследование по достижению жизненных стремлений, и оно ясно показало, что люди, которые записывают свои цели, достигают их намного чаще и намного быстрее, чем те, кто их только представлял.

Все ваши планы в записной книжке и календаре также помогают освободить ваш разум от постоянных размышлений о том, что еще нужно сделать, что встретить и какие решения принять.

4 простых шага по повышению продуктивности

Хотите узнать 4 простых шага по повышению продуктивности? Вот они:

• 1 шаг
  а) Сконцентрируйтесь на своих целях и текущей деятельности.
  б) Четко сформулируйте свои цели и запишите их.
  в) Каждый раз задавайте себе следующие вопросы: «Что я делаю? Чего я хочу этим добиться? Какие у меня варианты? С какими трудностями я могу столкнуться при выполнении задания?».
• Примечание. Если на пути вы столкнетесь с трудностями, вернитесь к исходной точке и снова задайте себе те же вопросы: «Что я пытаюсь сделать и как мне это решить?».

2. Шаг.

а) Подготовьте подробный план действий для вашей работы.

б) Теперь спросите себя: «Как я хочу этого добиться?».

в) Чётко определите, куда вы идете и какова цель ваших усилий.

3. шаг.

а) Установите для себя четкие и ясные приоритеты. Когда вы оцениваете их, обязательно помнить о важности того, чего вы хотите достичь.

б) Все время следуйте принципу Парето 80/20 и постоянно спрашивайте себя: «Что я делаю сейчас? Приближает ли это меня к моей цели? Важно ли для меня сегодня то, что я делаю сейчас?».

4. шаг.

а) Сконцентрируйтесь на том, что сегодня является наиболее важным и уделите этому занятию как можно больше времени, внимания, энергии и приверженности.

Вы, наверное, помните те моменты, когда чувствовали удовлетворение и гордость за хорошо выполненную работу. Знайте, что именно благодаря вашей концентрации вы смогли добиться этих успехов. Чтобы правильно распоряжаться своим временем, нужна самоорганизация и самодисциплина. Благодаря самодисциплине вы становитесь распорядителем своего времени, а затем решаете, какие занятия принесут вам большую пользу.